Excel录入技巧

10/11/2015来源:Excel教程人气:2898

  在使用Excel时,首先就需要录入数据,要想让自己数据录得巧、录得省,还是需要掌握不少实用的技巧。

  录入技巧

  快速填入相同内容

  选中多个单元格后,输入字符,然后按Ctrl+Enter组合键,即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。

  快速复制上单元格

  选中下面的单元格,按Ctrl+ '('为西文的单引号)组合键,即可将上一单元格的内容快速复制下来。

  快速输入系统日期

  按下Ctrl+;组合键,即可快速输入系统日期。

  文本数字输入技巧

  一般情况下,在单元格中输入的任何数字,均以“右对齐”格式放置,而且Excel会把综当成数字来处理。如果你要输入文本格式的数字,除了事先将单元格设置为文本格式外,只要在数字前多输一个’(单引号)即可。

  分数输入技巧

  如果事先将Excel单元格设置为“分数”格式,即可在其中输入2/3.5/6这样的分数数据。除此以外,可以在“常规”单元格中按“0空格分数”的格式输入分数,如输入的“0□2/3 ”(□表示空格)即可显示“2/3”,并按15 位的数字精度进行数据处理。不过,此法输入的分母不能超过99,否则输入结果显示为0。

  输入法快速切换技巧

  单击“数据”→“有效性”,打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡,选中“模式”下拉列表中的“打开”,最后单击“确定”按钮。只要选中了某种输入法有效的单元格,已经设置的输入法就会被自动激活。

  信息快速添加技巧

  如果要给单元格数据的尾部添加信息,可以选中该单元格然后按F2键。光标就会在数据尾部出现,输入数据后回车即可。

  参数快速插入技巧

  如果知道所使用的函数名称,但又不了解它的参数使用方法,可以在编辑栏中输入等号及函数名,然后按Ctrl+A键,Excel自动打开参数输入对话框,就能直接输入各个参数了。

  快速编辑技巧

  如果想对Excel单元格中的内容进行编辑,只须用鼠标双击需要编辑的位置,光标就会插入十字光标的双击点。用鼠标双击Excel工作表的标签,直接输入文字并回车,可以快速修改标签的名称。

  重复操作

  要想将某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于多个位置,可以将上述单元格(或区域)选中。然后双击“格式刷”按钮,鼠标拖过要设置格式的若干区域,完成后再次单击“格式刷”结束操作。

  如果要绘制多个“直线”或“椭圆形”等,可以双击Excel“绘图”工具栏上的相关按钮,接着就可以重复绘制图形了。若想在双击某个按钮后取消这个功能,只需单击该按钮或按一下Esc键。

  轻松实现多行文本输入

  Excel默认单元格输入一行文本,实现多行文本输入的简单方法是:当你需要在单元格中开始一个新行时,只要按 Alt+Enter组合键即可,从而在一个单元格中输入两行乃至多行文本。

  读出来帮你校对

  Excel增加了一个“文本到语音”功能,它可以朗读单元格中的数据。你只要将Word文件粘贴到工作表中,单击“工具”、“语音”子→命令,就可以打开“文本到语音”工具栏。选中工作表中需要朗读的区域,单击工具栏中“按行”或“按列”朗读按钮。再单击“朗读单元格”按钮,Excel就会读出所菜单元格区域中的所有内容。其中汉字和数字的朗读比较准确,英语单词只能分解为字母逐个读出,但用于一般校对已经足够了。

  数据同步滚动

  如何你需要

  同时观察距离较远的两列数据,可以按以下方法操作:将鼠标移到水平滚动条右端的拆分框上,变成双向光标后水平拖动,即可用竖线将当前工作表分割为左右两个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见,此后即可按常规方法使两列数据同步滚动。如果需要取消竖直分割线,只须用鼠标双击它就可以了。

  小数点或零输入技巧

  要想让Excel自动填充固定位数的小数点或固定个数的零,可以进行如下设置:单击“工具”菜单中的“选项”,打开“编辑”选项卡,选中“自动设置小数点”复选项。如果需要自动填充小数点,应在“位数”框中输入(或选择)小数点右面的位数(如“2”)。如果需要在输入的数字后面自动填充零,则应在“位数”框中输入减号和零的个数(如“-3”)。

  若采用前一种设置,则输入268后显示2.68。若采用后一种设置,则输入268后显示268000。

  在单元格区域内换行

  将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如:A10内容很长,欲将其显示在A列至C列之内,步骤为:选定区域A10:C12(先选A10),选择“编辑”菜单之“填充”的“内容重排”,A10内容就会分布在A10:C12区域中。此法特别适合用于表格内的注释。

  多次输入的特殊符号

  有时在一张工作表中要多次输入一些特殊符号(如◆),非常麻烦,对录入速度有较大的影响,可以采用一次性替换的方法来解决:首先用户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代替(如*),请注意这个字母不能是表格中需要的字母,等表格制作完成后,打开“编辑”菜单中的“替换”在“替换”对话框中的“查找内容”框中输入代替的字符“*”,在“替换值”框中输入“◆”,取消“单元格匹配”的选择,然后按“替换”按钮一个一个去替换,如果用户可以确定工作表中的全部“*”的作用都是代替“◆”,也可以按“全部替换”按钮,一次性全部替换完毕。

  自动调整小数点

  如果用户有一大批小于1的数字要录入到工作表中,那么请在开始录入前进行如下设置,录入速度会因此而提高数倍:选择“工具”→“选项”,单击“编辑”标签,选中“自动设置小数点”复选框,在“位数”编辑框中微调需要显示在小数点后面的位数,用户可以根据自己的需要进行输入,单击“确定”按钮即可。

  直接打开文本文件

  选择“文件”→“打开”,再单击“文件类型”下拉列表中,选择“文本文件”,这样就可以从打开得文本文件中获得所需数据了。

  导入文本文件内容

  使用打开的方法导入数据有一个缺点,一旦数据进入Excel后,就无法于该文本文件同步了。这时,可以使用“导入文本文件”来操作:选择“数据”→“获取外部数据”→“导入文本文件”,同样可以获得文本文件中的数据,在导入数据的同时Excel会将其作为外部数据区域,这样用户就可以在需要的时候刷新数据或者定期对数据进行刷新。

  将数字格式化为文本类型

  在Excel中,通过选择含有数值的单元格,并且在“格式”菜单中选择“单元格”项,在数字标签中选定文本格式,并单击“确定”按钮。利用此技巧,还可以将数值格式化为邮政编码、电话号码、社会保险号等等,只需要在数字标签下选择框中选特殊项,并且确定适当的类型。

  快速输入含小数点的数字

  当需要输入大量带有小数点的数字时,例如0.0987,通常

  是分别输入“0”、“.”、“0”、“9”、“8”、“7”共5个数字,不仅容易出错,而且效率也很低。

  其实,可以利用Excel中的自动设置小数点的功能,从而达到提高输入速度的目的。3所示,打开“工具→选项→编辑”标签页,首先勾选“自动设置小数点”复选框,再在“位数”编辑框中设置小数点右边的位数就行了。这样,带小数点的数字时,就只需要直接输入数字,而可以省略小数点的输入,它会在回车键后自动定位!

  输入重复数据

  Excel支持自动填充功能,要输入重复数据,可以再一个单元格输入以后,再自动填充一下就行了。但如果要输入重复数据的单元格是离散的,或要输入的重复数据是星期几、几月几日等,自动填充功能就不能完成任务了。其实你可以先选中所有要输入重复数据的单元格,然后输入该数据,最后在按住Ctrl键后打回车键。

  Excel中快速定位

  假如Excel工作表有33333列,如果第23456列的数据需要修改,怎么办?无论用鼠标拖滚动条,还是用键盘上的翻页键,都需要很长时间。这时候,试一试如果按住Shift键拖滚动条,是不是很快就能找到?

  自动转换大写金额

  很多用户在制作财务报表的时候,经常需要将数字表示为大写的数字金额,如果只依靠单纯的输入的话,将会非常的麻烦,其实可以用设置单元格格式的方法来实现。首先鼠标右键单击需要用大写金额显示的单元格,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”,在弹出的对话框中选择“数字”选项卡,并且在“分类”列表中选择“自定义”,在类型框中输入“[DBNum2]0"百"0"拾"0"元"0"角""整"”,再选中此类型即可。

  Excel中快速输入前面带0的数字

  如果直接在单元格输入前面带0的数字如“001”,则确定后单元格内显示“1”,前面的0被丢掉了。解决的一般办法是先选中所有需要输入前面带0数字的单元格,再在任一被选中的单元格上单击右键,选“设置单元格格式”,在弹出的对话框中单击“数字”标签,再在“分类”框中选“文本”即可。但这样操作无疑是比较麻烦的,最简单的办法是:在输入数据时先打一个单引号,再输入前面带0的数字,前面的0就不会被丢掉了。如:要输入“001”则在单元格内键入“‘001”即可。

  快速输入分数

  在单元格中输入“0 3/4”(注意:中间有一个空格),则显示为分数(3/4),反之则会显示为日期(3月4日)。

  另有妙用的'号

  在输入11位及以上数字(如身份证号码)时,在数字前面加上一个英文状态下的“'”,即能正常显示,反之以科学计数法显示。此时,该单元格格式为文本形式,其“数值”只能排序,不能用于函数计算。

  自动更正法输入特殊文字

  选择“工具”→“自动更正”,打开“自动更正”对话框,在“替换”下面填入“CT”,在“替换为”下面填入“电脑应用文萃”(不含引号),然后按“确定”按钮。以后只要在单元格中输入CT及后续文本(或按“Enter”键)后,系统会自动将其更正为“电脑应用文萃”。

  小提示

  ★在Excel中定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序(如WORD)中同样可以使用。

  ★如果确实需要输入文本CT时,可

  先输入CT0及后面的文本,然后删除一个0即可。

  查找替换法快速输入符号

  有时要在多个单元格中输入相同的文本,特别是要多次输入一些特殊符号(如※),非常麻烦,这时可以用“替换”的方法来进行:先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X。注意:不能与表格中需要的字母相同),等表格制作完成后,用“编辑”→“替换”(或直接按Ctrl+H快捷键),打开“替换”对话框,在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”,在“替换值”下面的方框中输入“※”,将“单元格匹配”前面的“∨”号去掉(否则会无法替换),然后按“替换”按钮一个一个去替换(如果表格中确实需要字母x时,这样做就可达满足这要求。注意:此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面或上面的单元格中,最好选定A1单元格。),或按“全部替换”按钮,一次性完成全部替换(这样做表格中所有的x都被替换掉,且鼠标可以选定在任何单元格中)。

  小提示

  在按住Ctrl键的同时,用鼠标左键选定多个不连续的单元格(或区域),输入文本(如※),然后按下“Ctrl+Enter”键,也可将该文本同时输入上述选定的单元格中。

  利用选择列表快速录入数据

  如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过,且该列中没有空单元格,右击下面的单元格,选“选择列表”选项,则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现,用左键选中你需要的文本,即可将其快速输入到选定的单元格中。

  格式定义法

  有时需要给输入的数值加上单位(如“元”等),少量的可以直接输入,而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的:如,选中需要添加单位的单元格,选择“格式”→“单元格”,打开“单元格格式”对话框,单击“数字”标签,选中“分类”下面的“自定义”选项,再在“类型”下面的方框中输入“#平方米”,按下“确定”按钮,以后在上述单元格中输入数值(仅限于数值!)后,单元(平方米)会自动加在数值的后面。

  巧用Excel中的符号栏

  选择“视图”→“工具栏”→“符号栏”,然后就可以从中选择相应的符号就可以了。

  巧用字符映射表

  选择“开始”→“程序”→“附件”→“系统工具”→“字符映射表”,单击特殊符号按钮,再通过上一个、下一个按钮调出各类符号,选中后,单击选择按钮,再单击复制按钮,就可以粘贴到了Excel中了。