简单实用的Excel操作技巧

2/16/2009来源:Excel教程人气:14880

Excel是一个全能的电子表格,它功能强大、操作方面,除了可以快速地生成、格式化各种表格外,还可以对表格中的数据完成很多数据库的功能,本人在使用Excel过程中,学到了一些非常实用的技巧,相信掌握这些技巧 能够大大提高读者的工作效率。

1、用下拉列表快速输入数据

如果录入内容是特定词组,为减少手工录入的工作量,

可以用下拉列表来实现。创建下拉列表方法为:首先,选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域;再选择“数据”菜单中的“有效性”命令,从有效数据对话框中选择“序列”,单击“来源”栏右侧的小图标,将打开一个新的“有效数据”小对话框;然后,在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据,项目和项目之间用逗号隔开,比如输入“少尉、中尉、上尉”等,然后回车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框,最后单击“确定”即可。

2、用“自动更正”方式实现快速输入

使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误,也可能把

一段经常使用的文字定义为一条短语,当输入该条短语时,“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。你也可以定义自己的“自动更正”项目:首先,选择工具中的“自动更正”命令;然后,在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入要替换的内容“边防检查站”;最后,单击“确定”退出。以后只要输入“边检站”,则整个名称就会输到表格中。

3、快速输入大写中文数字

将光标移至需要输入大写数字的单元格中。利用数字小

键盘在单元格中输入相应的小写数字(如12345)。右击该单元格,点击“设置单元格格式”,从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项;然后从“类型”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮,这时输入的“12345”就自动变成“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。

4、Excel单元格文字随时换行

在  Excel中,我们有时需要在一个单元格中分成几行

显示文字内容,实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项,单击“确定”即可,这种方法使用起来不是特别随心所欲,需要不步步地操作。还有一种方法是:当你需要重起一行输入内容的时候,只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了,这样方法又快又方便。

5、Excel中插入、删除空白行

如果想在某一行上面插入几行空白行,可以用鼠标拖动

自此行开始选择相应的行数,然后单击右键,选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行,按住Ctrl键,依次单击要插入新行的行标按钮,单击右键,选择插入即可。有时为了删除  Excel工作薄中的空行,您可能需要将空行一一找出后删除,这样做非常不方便。可以利用“自动筛选”功能来简单实现。先在表中插入新的一行空白行,然后选择表中所有的行,选择“数据”菜单中的“筛选”,在选择“自动筛选”命令。在每一列的项部,从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下,选择“编辑”菜单中的“删除行”,然后按“确定”即可。所有的空行将被删去,插入一个空行是为了避免删除第一行数据。

6、快速选定“空白”和“数据”单元格

在Exeel中,经常要选定空白单元格,逐个选定比较麻

烦,如果使用下面的方法就方面多了:打开“编辑-定位”,在“定位”窗口中,按下“定位条件”按钮;选择“定位条件”中的“空值”,再按“确定”,空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格,在上面方法的“定位条件”窗口中,选择“常量”,再点“确定”,含有数据的单元格全部选定。

7、多个工作表的页眉和页脚同时设置

有时要把一个Exeel文件中的多个工作表设置成同样的

页眉和页脚,分别对一张张工作表去设置感觉很繁琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好:把鼠标移到工作表的名称处,然后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。

8、批量转换日期格式

以前在Exeel中输入单位人员出生日期时,为了简单都

输入成“yymmdd”形式,但上级部门一律要求输入成“yyyy-mm-dd”格式,那么手工转化上千名人员的出生日期肯定费时费力。最快速的方法是:先选定要转化的区域,点击“数据-分列”,出现“文本分列向导”对话框。勾选“固定宽度”,连续两次点击“下一步”按钮,在步骤三对话框的“列数据格式”中,选择“日期”,并选定“YMD”形式,按下“完成”按钮,以前的文本即转化成需要的日期了。

9、防止误改的技巧

在包含多个工作表的工作薄中,为了防止误修改,我们

常常采取将行(列)隐藏或者设置编辑区域的方法,但是如果要防止整个工作表的误修改怎么办呢?单击“格式-工作表-隐藏”,将当前的工作表隐藏,这样操作者连表格都看不到,误操作就无从谈起了。要重新显示该表格,只须单击“格式-工作表-取消隐藏”。要注意的是:如果设置了工作表保护,则不能进行隐藏操作。

10、 保护工作表中的数据

先选定所有单元格,点“格式-单元格-保护”,取消“锁

定”前面的“√”,再选定你要保护的单元格,点“格式-单元格-保护”,在“锁定”前面打上“√”,点击“工具-保护-保护工作表”,输入两次密码,点两次确定即可。