用Excel 2007做成绩表排序

11/1/2008来源:Excel教程人气:59748

  Hi!大家好!我是微软小欧,今天继续和大家一起分享Office2007的实用技巧宝典!Office2007提供了很多很多的新功能,希望我们这些实用的应用技巧能够帮助大家轻松应对学习、工作、生活中的文档处理和数据统计。

  今天我们接着讨论成绩统计表。上次我们用Excel2007帮助老师用“条件格式”把成绩表中不同分数段成绩用不同的颜色区分出来,今天呢我们继续帮助老师根据成绩做一下排名。这里介绍两种方法,一种是用“筛选”,一种是用RANK函数。

  小提示:其实这个技巧并不单单适用于老师统计成绩哦,很多的数据表都可以用到这个技巧的。

  还是上次的“童话学校期中考试成绩单”,我们需要根据每个同学的平均分来做一个名词排序。该怎么做呢?

  我们先用第一种比较简单的方法,直接用“筛选”功能来排序。

  先要指定需要筛选的单元格,我们用鼠标点选B3“学号”这个单元格。

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  接着在“数据”的选项卡中找到“筛选”按钮,点击一下。

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  现在“学号”那一行的“姓名”、科目等文字右边都出现了一个小的下拉菜单按钮。按下这些小按钮,我们就可以任意选择排序啦!

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  现在我们需要根据“平均分”的高低来排序,按下“平均分”右边的按钮。因为我们需要把分数高的排在前面,所以在下拉菜单中选择“降序”。

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  “确定”以后,现在平均分最高的米老鼠排在最前面啦!但名次那一栏还是空的啊?!怎么办?

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  哈哈!很简单啊!从上到下填充序号就可以啦!Excel有聪明的填充柄,写好1、2,后面的直接用鼠标往下一拉就好啦!

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  看!现在名次排出来啦!

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  如果老师还需要恢复表格按学号排序,So easy!按一下“学号”旁边的箭头按钮,选择“升序”就可以了。
  自然,老师也可以用这种方法随时查看各个科目的成绩排名。

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  提醒:用“筛选”方法做的排序,“名词”是固定写死的,如果有成绩发生改变,名次是不能跟着改变的。

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  比如,我们现在把狮子王的英语成绩改成100分,那么狮子王的平均成绩肯定就不是老末了,可是后面的名次并没有发生改变。

  所以,这种方式适用于不需要修改的成绩表。如果成绩发生改变,就需要重新排序,重新定位名次。

  没关系,下面我们就用排序函数RANK来实现灵活的成绩自动排序!

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  首先介绍一下RANK函数,函数语法是“RANK(number,ref,order)”。
  其中,第一个参数“number”是需要找到排位的数字,第二个参数“ref”则是数字列表的引用,第三个参数如果非零则是按升序排列,如果省略则是按降序排列,这正是我们需要的。比如公式“=RANK(A3,A2:A6)”的含义就是得到A3单元格数据在A2:A6单元格数据中的排名。

  现在我们在名次下面的G4单元格中填写函数“=RANK(G4,G4:G6)”,告诉这个单元格需要显示的结果是G4这个单元格的数值(狮子王的平均分)在从G4到G16的数值(所有同学的平均分)中所处的排序位置。这样得到的数字就是老师需要的“名次”了。

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  把“名次”下面的单元格都依次填上相应的内容。

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  看!正确的名次排序出来了!完全不用老去折腾筛选排序。

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  现在我们再试着修改一下狮子王的英语成绩,看!现在所有的名次都跟着改变了。是不是特别方便啊?!

两种方法随你挑!用Excel2007给成绩表排序

  以后我们还会和大家一起分享更多的Office2007实用技巧,千万别错过哦!